Prima di procedere alla cancellazione dei vecchi messaggi di posta certificata al fine di liberare spazio nella casella PEC, occorre effettuare il backup di tutte le cartelle in essa contenute (posta in arrivo, posta inviata, bozze, cestino, etc).
L’operazione è molto semplice e avviene attraverso l’interfaccia web disponibile al link webmail.pec.it seguendo pochi passaggi:
1. inserire username e password;
2. accedere all’elenco cartelle cliccando sulla voce “Messaggi” nella barra laterale a sinistra dello schermo;
3. cliccare con il tasto destro sulla cartella “Posta in arrivo” e cliccare sulla voce “Esporta cartella”;
4. se richiesto, selezionare la cartella dove effettuare il download;
5. ripetere gli ultimi due passaggi per ciascuna cartella elencata nella barra laterale (cestino, posta inviata, bozze, etc...);
6. una volta terminati tutti i download, accedere alla cartella nella quale sono stati scaricati i file e inserire tutti i file .mbox in una nuova cartella che si consiglia di rinominare nel seguente modo: “Backup PEC gg-mm-aaaa” (inserire giorno del backup);
E' consigliabile effettuare una o più copie di sicurezza del backup copiando la cartella appena creata su una penna USB, su un DVD, o, ancora meglio, su uno spazio di archiviazione remoto (es. Google Drive).
Una volta terminata l’operazione (la cui durata varia in base alla quantità di messaggi presenti nella casella e alla velocità di connessione ad internet), è possibile procedere alla cancellazione dei messaggi presenti nella casella PEC, sempre attraverso l’utilizzo della webmail. Ricordiamo che per liberare spazio i messaggi devono essere anche eliminati anche casella svuotando il cestino al termine della rimozione.
ATTENZIONE: prima di cancellare i messaggi dalla webmail verificate che il backup sia stato eseguito correttamente e che le PEC salvate siano leggibili. Si consiglia anche di eseguire almeno due backup distinti da memorizzare su due dispositivi separati (esempio, PC e portatile, o chiavetta USB o anche su cloud).
Per accedere ai file .mbox contenenti tutti i messaggi scaricati sul computer, si consiglia l’utilizzo del programma Mbox Viewer che può essere scaricato dal seguente link: https://sourceforge.net/projects/mbox-viewer/
Si può salvare il file .EXE - dopo aver scompattato il file .ZIP - direttamente nella cartella contenente il backup, in quanto il programma non richiede l’installazione (è sufficiente lanciarlo cliccando sul file).
Una volta eseguito il download e avviato il programma, è necessario comunicare al programma dove si trovano i file .mbox, selezionando dal menu o premendo il tasto F2 sulla tastiera e selezionando, nell’apposita finestra, la cartella creata al punto 6 della procedura descritta sopra.
Nell’interfaccia del programma apparirà la barra laterale a sinistra con l’elenco dei file .mbox presenti nella cartella selezionata e, cliccando su ciascuno di essi, nella parte centrale della schermata apparirà l’elenco dei messaggi (in alto) e l’anteprima del messaggio selezionato (in basso).
Sempre dalla stessa schermata sarà possibile accedere alle funzioni per la ricerca, il salvataggio, l’esportazione e la stampa, di tutti i messaggi e degli allegati.
Il software di gestione del protocollo mbox-viewer può essere configurato anche in modo da interagire con la casella PEC, ed essendo dotato di un adeguato client di posta elimina completamente il rischio di intasamento della casella.
Tuttavia è utile precisare che l'aggancio della casella PEC al software di protocollo è consigliabile a casella vuota, quindi va eseguito dopo l'esecuzione della copie dei messaggi e dello svuotamento della casella, quindi essendo una operazione molto delicata si sconsiglia l'utilizzo come sincronizzatore diretto tra mbox-viewer e la casella PEC: meglio utilizzarlo solo come lettore dell'archivio backup che si è scaricato.
