La Posta Elettronica Certificata (PEC) ha, per definizione, validità legale, equiparata ad una raccomandata con ricevuta di ritorno, come stabilito dalla vigente normativa.
L’articolo 2214 del Codice civile prevede l’obbligo, per l’imprenditore, di «conservare ordinatamente per ciascun affare gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevute, nonché le copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture spedite». Questa disposizione non si applica ai piccoli imprenditori. L’articolo 2220 del Codice prescrive la conservazione per 10 anni delle lettere e dei telegrammi ricevuti, nonché delle copie delle lettere e dei telegrammi spediti. In via interpretativa, queste regole si possono estendere alle e-mail.
Come noto, per ogni messaggio di posta certificata inviato ad altri indirizzi email certificati, il mittente riceve due messaggi di conferma; i dati contenuti in queste due conferme sono quelli che il Gestore PEC ha l’obbligo di registrare e mantenere per 30 mesi. Tali messaggi email di conferma non riportano però il contenuto inviato e resta quindi l’esigenza di gestirne l’archiviazione del messaggio iniziale per un successivo riutilizzo.
Le opzioni che vi si presentano e le scelte che possono essere effettuare riguardo all’archiviazione e alla conservazione delle PEC, vanno valutate preventivamente in base a:
A) importanza e tipologia delle comunicazioni: chi utilizza l’email PEC al posto di un qualsiasi indirizzo email per mandare “i saluti agli amici” non avrà necessità di particolari precauzioni o archiviazioni, mentre se la si utilizza realmente al posto della raccomandata postale sarà necessario adottare maggiori accorgimenti;
B) probabilità di contestazione degli scritti PEC e possibilità di pervenire all’evento critico massimo: citazione in giudizio e necessità di dimostrare di aver spedito un certo messaggio PEC in una certa data.
Certamente la prova, nella sua forma originale (messaggio archiviato nella casella PEC online), è considerata valida, dando ovviamente per scontato che nel frattempo non siano stati persi/cancellati i messaggi PEC.
Sarebbe sempre possibile utilizzare l’intervento esterno di un “professionista/perito” che testimoni sul contenuto della casella PEC, valutandone comunque relativi costi e rischi. Sarebbe altrettanto valido un file contenente una stampa inalterabile delle trasmissioni PEC.
Scelte iniziali
La scelta iniziale ricade sull’utilizzo di un indirizzo PEC su sottodominio certificato o di un servizio fornito esternamente. La capacità della casella (spazio disponibile per la ricezione dei messaggi) varia a seconda del pacchetto sottoscritto con eventuali upgrade che incremnetino los pazio a disposizione secondo le proprie esigenze.
Adeguare configurazioni e impostazioni
Prima di tutto è buona prassi lasciare sempre copia dei messaggi di posta certificata sul server di posta del gestore, in modo che rimanga depositato e consultabile presso la fonte “originale” e “terza parte” autorevole, a garanzia di immodificabilità dei messaggi. Rispetto allo spazio disponibile potrebbe essere possibile richiedere l’ampliamento della capacità, in modo da aggiungere spazio su cui lasciare archiviati i messaggi.
Accuratezza e attenzione nella gestione
L’accortezza di cancellare con molta attenzione, avendo la massima cura nello scegliere quali messaggi eliminare, implica probabilmente la scelta di mantenere copia di tutti i messaggi ricevuti. L’eventuale cancellazione di messaggi di posta dal server può essere una soluzione valida ai limiti di spazio, a patto di salvare/archiviare/stampare altrove i messaggi, garantendone la medesima immodificabilità e certificazione temporale.
Archiviazione sostitutiva
In ogni caso, davanti al giudice incaricato a risolvere un ipotetico contenzioso, non potrà certo essere presentata una semplice stampa del messaggio PEC, quantomeno la sua stampa in PDF (anche se in formato A), vista la facilità di alterabilità e modificabilità degli stessi.
Un qualsiasi soggetto che voglia conservare una copia non alterabile e sempre disponibile, può ricorrere all’archiviazione sostitutiva, che può aggiungere alla stampa in PDF del messaggio PEC e/o delle relative conferme, le garanzie date dall’apposizione della marca temporale e della firma digitale.
